Intranet · GED · Gouvernance · Conformité · Archivage
| Composant | Fonctionnalités | Cas d'usage | Licence requise |
|---|---|---|---|
| SharePoint Online | Sites d'équipe, bibliothèques documentaires, listes, workflows Power Automate, métadonnées gérées, recherche enterprise | Intranet corporate, espace projets, GED collaborative, base de connaissances | M365 Business / Enterprise |
| SharePoint Copilot / Syntex | Extraction automatique de métadonnées par IA, classification de contenu, résumé documentaire, génération de contenu guidé | Indexation automatique de contrats, factures — réduction saisie manuelle 70 %+ | M365 Copilot (30 $/user/mois add-on) |
| Purview — Information Protection | Étiquetage de sensibilité (MIP), DLP, chiffrement documentaire, protection emails sortants | Classification RGPD, protection données confidentielles, conformité DORA données sensibles | M365 E3 / E5 |
| Purview — Records Management | Politique de rétention, archivage probatoire, gestion des cycles de vie, eDiscovery | Archivage légal : contrats 10 ans, pièces comptables 10 ans, dossiers RH 5 ans | M365 E5 Compliance |
| Purview — Compliance Manager | Évaluation conformité multi-référentiels (ISO 27001, RGPD, DORA, NIS2), plans d'action, scoring | DSI / DPO centralisant le suivi de conformité sur la plateforme Microsoft | M365 E5 Compliance |
| Viva Connections + Viva Engage | Intranet intelligent, news personnalisées, portail collaborateur, communautés de pratiques | Remplacement intranet legacy (Joomla, Drupal, Confluence) ; communication interne | M365 E3 + Viva Suite add-on |
Pour les organisations déjà sur M365, SharePoint est la solution naturelle pour la GED collaborative, les workflows d'approbation (Power Automate), l'intranet et la base de connaissances. L'intégration native Teams et Outlook est un avantage décisif. ROI immédiat pour les clients M365 E3 : aucun coût additionnel de licence.
SAE certifié : SharePoint n'est pas un Système d'Archivage Électronique certifié NF Z42-013. Pour l'archivage légal à valeur probatoire, une solution certifiée complémentaire est obligatoire.
GED industrielle : plans CAO, DOE BTP, dossiers machines — nécessitent des solutions dédiées (Alfresco, M-Files).
Souveraineté OIV/OSE : Azure reste soumis au Cloud Act américain. Les entités critiques doivent évaluer les alternatives souveraines.
- Gouvernance impérative : sans architecture de gouvernance (hub sites, taxonomie gérée, politiques de rétention), SharePoint génère rapidement un chaos documentaire — des milliers de sites orphelins, des données introuvables.
- SAE non certifié : SharePoint n'est pas certifié NF Z42-013. Pour l'archivage légal à valeur probatoire, une solution complémentaire est obligatoire (Archiveco, Everteam, module Alfresco certifié).
- Cloud Act US : Microsoft 365 héberge en EU (France Nord/Centre depuis 2023) mais reste soumis au Cloud Act américain. Analyser au regard de NIS2 Art.21 et des politiques de souveraineté OIV/OSE.